Презентация — это демонстрация аудитории слайдов с текстом и изображениями для привлечения внимания к речи спикера и повышения мотивации слушателей. Как сделать презентацию эффектной и эффективной? Рассказываем.
Подготовка текста
В первую очередь, определитесь с главной темой вашего выступления, которую вы будете поддерживать визуальным рядом. Донесите до слушателя ее максимально ясно, повторите как минимум дважды за время разговора или выступления.
Презентация должна содержать основную информацию из всего вашего выступления, быть максимально связанной и лаконичной. Для этого составьте план, выделите основные пункты вашего доклада, определите их последовательность.
Вот какой стандарт бизнес-презентации предлагает Гай Кавасаки, известный гуру маркетинга:
- Проблема
- Предлагаемое решение
- Бизнес-модель
- Основные технологии
- Маркетинг и продажи
- Конкуренция
- Команда
- Прогнозы и ориентиры
- Состояние и сроки
- Резюме и призыв к действию
Практически единственный способ удержать внимание людей — это рассказать им историю: с завязкой, развитием и финалом. Если она будет без начала или без конца, это будет плохая история.
Если какая-то часть презентации не укладывается в основную канву, уберите ее совсем, либо доработайте так, чтобы она вписалась.
Оптимизация контента
Важно помнить, что слайды презентации должны лишь поддерживать вашу речь, привлекать внимание слушателей, а не существовать самостоятельно или, что еще хуже, полностью дублировать речь докладчика.
Чем меньше текста будет в вашей презентации, тем лучше: аудитория не должна читать с экрана во время вашего доклада, это будет отвлекать и рассеивать ее внимание. Текст должен быть комфортным для беглого прочтения: пара слов или маркированный краткий список.
Дейв Паради, специалист по презентациям, провел на своем сайте исследование. Он опросил тысячи респондентов и выяснил, что для 69% опрошенных безусловным раздражающим фактором является ситуация, когда спикер повторяет текст со слайдов, а 48% людей недовольны слишком мелким шрифтом и избыточным текстом на слайде.
Запомните такие рекомендации:
- правило 6х6 (в строке не более шести слов, а на слайде не более шести строк);
- ясные, лаконичные, короткие предложения, без сложноподчиненных форм;
- маркированные списки;
- отказ от некоторых знаков препинания (точки в конце предложения, точка с запятой в маркированном списке).
Воспользуйтесь советом Стива Джобса, основателя компании Aplle: одна идея — один слайд. Во-первых, эффективно нанести на один слайд несколько логических идей не получится. Во-вторых, одна мысль, растянутая на 3-4 слайда, крайне утомительна для зрителя.
Целесообразно на слайде размещать одну главную фразу (число, год, показатель), которая встречается несколько раз на протяжении всей презентации. Именно она и останется в центре внимания слушателей.
Презентация должна быть сбалансирована. Идущие один за другим слайды с текстом визуально монотонны и быстро утомляют, а несколько слайдов подряд с креативным контентом перегружают восприятие аудитории.
Если вам кажется, что ей нужно заявить больше информации, то лучше позаботиться о дополнительных раздаточных материалах или предоставлении этого контента в электронном виде по окончании вашего выступления.
Графики и диаграммы
Они, безусловно, помогают представить информацию более наглядно, но здесь работает тот же принцип, что и с текстом, — минимум отвлекающих факторов, никакого обилия подписей, лишней анимации, звуков, слишком декоративных элементов, пестрых фонов.
Уже упомянутый выше Стив Джобс говорил, что не стоит «пичкать» слайды статистической информацией. Cплошные цифры дробят внимание слушателей и вызывают чувство усталости, а процесс просмотра вашей работы изнуряет.
Будет уместно вынести наиболее значимый показатель на отдельный слайд (к примеру, продано 10 000 000 телефонов), таким образом вы пробудите интерес к докладу и психологически поднимете рейтинг представляемого продукта.
Иллюстративный материал
Здесь действуют те же правила, что и с текстовым контентом: не мельчите, не пестрите, не увлекайтесь обилием лишней информации.
Используйте крупные качественные привлекательные изображения. Иногда лучше не показать ничего, чем показать размытую иллюстрацию, «позаимствованную» к тому же у конкурентов. Не используйте чужие изображения, если вы не уверены, что у вас есть на это разрешение.
Обращайтесь к специалистам, они помогут вам проиллюстрировать материал и показать его в более выгодном свете: отрисовать графики, подобрать фото со стоков или бесплатных ресурсов, провести фотосъемку или создать иллюстрации.
Не размещайте поверх изображений большое количество текста. Правильно подобранная фотография станет отличным фоном для короткого слогана, заголовка, но неудачной подложкой для списка, текстового блока или графика.
Не увлекайтесь рамочками, тенями, прозрачностями и другими встроенными эффектами Power Point: все они дешевят и утяжеляют подачу.
Цвета и шрифты
Тут мы не скажем, пожалуй, ничего нового: простота, лаконичность, минимализм по-прежнему работают на вас в процессе создания презентации.
Не используйте более трех цветов и двух шрифтов.
- Подберите одно шрифтовое решение для заголовков и акцентов и один простой, но отлично читающийся шрифт для основного текста. А иногда запросто можно обойтись и одним шрифтом, используя разные его начертания (например, жирное и тонкое).
- Для фона, текста и иконок выберите 1-3 цвета. Соблюдайте выбранную последовательность и не меняйте цвета без необходимости.
Помните, что на проекционном экране цветовая гамма будет бледней, чем на экране монитора. Поэтому в оформлении используйте максимально контрастные сочетания.
Белый цвет при воспроизведении на проекторе светится ярче остальных. Поэтому, например, светлый текст на темном фоне читается лучше и меньше утомляет глаза.
Планирование и подготовка
Мы рекомендуем начинать работу над непосредственно версткой презентации как минимум за три недели до выступления — столько времени понадобится на то, чтобы переработать и структурировать материал, обработать имеющиеся изображения, подобрать или создать недостающие, визуально оформить презентацию. Мы всегда будем рады помочь вам по всем этим пунктам.
Также не забывайте, что вам понадобится время для репетиции своего выступления и внесения возможных корректировок.
Перед тем как показывать презентацию аудитории, проговорите ее вслух. Проверьте каждый слайд, каждое ключевое сообщение. Вы должны точно знать, что вы хотите сказать, когда и как будете это делать. Если есть такая возможность, перед началом выступления проверьте материал на демонстрационном оборудовании.
Получайте удовольствие от своего выступления. И если что-то пошло не так, старайтесь не терять контроль над ситуацией.
Рассказывайте с энтузиазмом и наслаждайтесь общением с аудиторией!